Federatie
Onafhankelijke
Senioren vzw

Zaterdagplein 6
1000 Brussel

Tel.: 02 218 27 19
Fax: 02 219 98 43
info@fedos.be

Clubadministratie/GDPR

GDPR (general data protection regulation)

Vanaf 25 mei 2018 gaat de GDPR in voege, dit is een Europese verordening. Dit laatste betekent dat dit de Belgische parlementen passeert en dat ons land dit sowieso (als lidstaat van Europa) dient toe te passen. De GDPR legt regels op aan ALLE organisaties binnen de Europese Unie inzake het beschermen van persoonsgegevens. Elk vereniging, hoe klein ook, is dus gebonden aan deze verordening. Tegen 25 mei 2018 MOET elke vereniging een register hebben en ook een privacyverklaring voor haar leden.

FedOS vzw lichtte haar lidafdelingen al in op de FedOS-KOEPEL-dag op 15 maart en via een brochure die thuis werd gestuurd. Elke lidafdeling van FedOS vzw moet tegen 25 mei 2018 in orde zijn met deze verordening (= kunnen aantonen dat je bezig bent met het beschermen van de persoonsgegevens van jouw leden). Om onze lidafdelingen hierbij te helpen, ontwikkelde FedOS sjablonen voor het verplichte register en de verplichte privacyverklaring die door de lidafdelingen eenvoudig verder aan te vullen zijn. Je vindt beide documenten aan de rechterkant.

Register

In het verplichte register moet je als vereniging aangeven welke persoonsgegevens je vraagt aan jouw leden en wat je er mee doet. Dit register moet je invullen en , indien je ooit bezoek krijgt van de privacycommissie, kunnen tonen. Het register is ook het vertrekpunt om de privacyverklaring in te vullen. Alles wat je invult in het register moet je ook duiden aan je leden, tenslotte gaat het over hun persoonsgegevens.

Privacyverklaring

De verplichte privacyverklaring is een mededeling voor jouw leden. Dit betekent dat je leden hiermee niet akkoord moeten gaan, het is voor een duiding wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. De verkorte versie is de versie die je aan de leden moet tonen als zij hun lidmaatschap vernieuwen of aan mensen die voor de eerste keer lid worden. De uitgebreide versie moet je ter beschikking stellen van jouw leden, maar het zijn de leden zelf die deze uitgebreide versie moeten raadplegen als ze meer informatie wensen. Je kunt deze uitgebreide versie dus op je website zetten of op je clubpagina op de website van FedOS vzw. Als mensen die uitgebreide versie op papier willen, kan je deze ook gewoon printen.

Wil je meer info over de GDPR of wil je jouw documenten laten nalezen, neem dan contact op met Wouter De Beuf op 02/218 27 19 of via wouterdebeuf@fedos.be

Clubadministratie

Om onze rol als koepelorganisatie verder te kunnen uitbouwen, hebben wij nood aan een aantal gegevens van onze lidafdelingen. Hiermee krijgen wij zicht op wat onze lidafdelingen gedurende het jaar allemaal verwezenlijken en kunnen wij onze werking als koepen beter afstemmen op de werking van onze lidafdelingen. Bovendien staat deze informatie ons toe om, voor de Administratie Cultuur van de Vlaamse Overheid, een jaarverslag te maken dat een betrouwbare weerslag geeft van de werking van FedOS en haar lidafdelingen.

De verzamelde informatie wordt UITSLUITEND gebruikt voor deze doeleinden en wordt NIET MEEGEDEELD AAN DERDEN!

Praktisch

De contactpersoon of voorzitter van uw lidafdeling krijgt alle nodige documenten van de provinciaal verantwoordelijke. Als lidafdeling vult u alle documenten in en bezorgt die terug aan de provinciaal verantwoordelijke. Die kijkt alles na, verwerkt dit en stuurt alles van zijn provincie door naar FedOS vzw.

Wat moet u als lidafdeling allemaal invullen?

U ontvangt een word-document met daarin de volgende onderdelen:

1. Een lijst waarop u de gegevens van al uw bestuursleden dient in te vullen.
2. Jaarprogramma waar u bestuurs- en algemene vergaderingen voor het volgende jaar dient in te vullen + uw jaarprogramma.
3. Activiteitenverslag voorgaand kalenderjaar opgedeeld in de 4 functies van het sociaal-cultureel werk.
4. Een samenvattende tabel van de gegevens uit het vorig jaar waarmee uw provinciaal verantwoordelijke mee aan de slag kan gaan.

Indien u een tijdschrift of ledenblad uitgeeft, gelieve telkens ook een exemplaar naar FedOS te sturen. De educatieve medewerkers van FedOS zijn steeds bereid om u bij deze administratieve zaken te ondersteunen. Aarzel niet om contact op te nemen!